Bei der Einführung eines Vorlagenmanagements steht für die meisten Unternehmen zunächst die Reduktion des Zeitaufwandes bei der Erstellung neuer Dokumente im Vordergrund. Ein professionelles Vorlagenmanagement eröffnet jedoch noch weit mehr Möglichkeiten.

Die Anforderungen an ein Vorlagenmanagement sind vielfältig. Ein professionelles Vorlagenmanagement zielt zunächst darauf ab, den Zeitaufwand für die Erstellung neuer Dokumente zu reduzieren. Ein professionelles Vorlagenmanagement hat jedoch noch weit mehr Potenzial. Eine einheitliche Darstellung der Corporate Identity bzw. des Corporate Designs ist nach außen zwingend und selbstsprechend erforderlich, beispielsweise gegenüber Partnern, Kunden und Lieferanten. Dokumente sind ein wichtiges Instrument, um Ihr Unternehmen nach innen und außen zu präsentieren. Zu den klassischen Beispielen zählen: Faxe, Briefe, allgemeine Korrespondenz sowie eine Vielzahl von Formularen. Des Weiteren führt ein Vorlagenmanagement zu einer wesentlichen Effizienzsteigerung. Durch die Übernahme von Metadaten aus dem DMS auf das jeweilige Dokument (beispielsweise Projektnummern, Dokumentnummern oder Titel für Handbücher) wird die Arbeit deutlich erleichtert und verkürzt. Zusätzlich werden dadurch Fehler reduziert.

Neben diesen drei konventionellen Zielen gibt es noch weitere, speziellere Anforderungen, die mit einem Vorlagenmanagement erfüllt werden können:

Kontextbezogene Vorlagen lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: Dokumente, die formal bzw. inhaltlich sorgfältig geprüft bzw. überarbeitet sind und später zur Befüllung, sprich als Formular, zur Verfügung gestellt werden, und jene, die als einheitliche Vorlage bzw. Anweisung verteilt werden. ISO 9001, Integrierte Managementsysteme und/oder Qualitätsmanagement sind in diesem Kontext ebenfalls zu berücksichtigen. Zu diesen Dokumenten zählen beispielsweise Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen, Unterlagen zum Vertragswesen, Rechnungen sowie Unterlagen zum Engineering Change.

Manche Vorlagen initiieren einen Prozess bzw. begleiten einen Prozess während seiner gesamten Durchlaufzeit. Ein Beispiel hierfür wäre ein Änderungsantrag zu einem Artikel. Dieser Antrag beschreibt nicht nur die Änderung (EC) als Dokument selbst, sondern auch den jeweiligen Status der Änderung mittels Workflow. Der folgende Workflow stellt eine mögliche Vorgehensweise dar: Der Prozess sieht wie folgt aus: Antrag gestellt, Antrag in Umsetzung, in Prüfung, Antrag freigegeben, abgeschlossen.

Die Erfahrung zeigt, dass Kolleginnen und Kollegen ihre jeweiligen Vorlagen auf ihren persönlichen Rechnern abspeichern, anstatt sie an einem zentralen Ort abzulegen. Auf diese Weise kommt eine beträchtliche Menge an Dokumenten zusammen.

Es muss sichergestellt sein, dass die benötigten Vorlagen schnell und unkompliziert gefunden werden können.

Hier geht es um die Sicherstellung eines verbindlichen Prozesses. Durch einen entsprechend designten Workflow kann eine Fachabteilung eine Vorlage erstellen oder überarbeiten. Im nächsten Schritt wird die Vorlage einer bzw. beliebig vielen Prüfstellen zur Prüfung weitergegeben und schließlich freigegeben. Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl interne als auch externe Richtlinien eingehalten werden.

Im Folgenden wird die sichere Bereitstellung der letztgültigen Version einer Vorlage betrachtet. Es ist sicherzustellen, dass Konsumenten nur freigegebene Vorlagen finden und verwenden können. Eine freigegebene Vorlage muss nicht zwangsläufig die letzte Version sein. Dies ist der Fall, wenn eine Fachabteilung eine Vorlage zwecks Überarbeitung versioniert. Diese Version stellt somit die höchste verfügbare Version dar, allerdings noch nicht für den Konsumenten/die Konsumentin. Erst nach Freigabe der überarbeiteten Version kann diese letztgültig genutzt werden.

Was ist damit gemeint? PRO.FILE übernimmt die Archivierung der Vorlagen und stellt mittels seines Berechtigungssystems die tatsächlich gültige Vorlage bereit. trisoft bietet eine Schnittstelle, um diese Vorlagen in Fremdsystemen wie z. B. Sharepoint oder auf der Unternehmens-Intranet-Site zur Verfügung zu stellen. Für die Nutzer der Vorlagen ändert sich somit nichts – sie greifen auf das gewohnte System zu.

PRO.FILE bietet den entscheidenden Vorteil, dass alle genannten Anforderungen und Funktionen mit dem Standard-System abgebildet werden können. In der Regel ist eine entsprechende Einweisung mit Beispielen von bestehenden Lösungen ausreichend, damit ein Unternehmen eigenständig mit der Umsetzung des Vorlagenmanagements beginnen kann.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Bestandsdatenübernahme aus dem Qualitätsmanagement bzw. dem Integrierten Managementsystem oder ISO-Dokumenten. Der Aufwand ist überschaubar, da Dokumente in der Regel sauber strukturiert abgelegt sind und somit leicht geladen werden können.