In Anlagen- und Maschinenbauunternehmen kommt es über die Jahre zu einer Ansammlung von Dokumenten und Informationen, deren Bewältigung als zunehmend schwierig empfunden wird. Auf dem Fileserver befinden sich zudem CAD-Daten und allgemeine Dokumente wie Datenblätter, Verträge, Angebote sowie Kalkulationen. Es ist zudem wahrscheinlich, dass sich darunter auch einige Dubletten befinden. Ebenfalls zu berücksichtigen sind E-Mail-Korrespondenzen in persönlichen oder öffentlichen Ordnern. Es besteht zudem die Möglichkeit, dass ein ERP-System genutzt wird, aus dem Stammdaten verwendet werden sollen.

Wie werden die zahlreichen Bestandsdaten bei der Einführung eines PDM-Systems bzw. DMS behandelt?

Zu Beginn ist zunächst zu klären: Im nächsten Schritt ist zu klären, welche dieser bestehenden Daten in das neue PDM-System bzw. DMS übernommen werden sollen. Oder besteht eventuell sogar die Möglichkeit, Daten aus einem bereits vorhandenen System zu migrieren? Des Weiteren ist zu klären, ob im neuen System Stammdaten aus dem bestehenden ERP genutzt werden sollen.

CAD-Daten sind oft in einem inkonsistenten Zustand. Dies führt dazu, dass das CAD-System Baugruppen nicht fehlerfrei öffnen kann, da bestimmte Dateien, die von einem Konstrukteur oder einer Konstrukteurin möglicherweise lokal abgelegt wurden, nicht zugänglich sind.

Eine Bereinigung der CAD-Daten sowie der Export in einen Filesystembereich sind erforderlich, damit sich die Baugruppen von einem Neutralrechner öffnen lassen. Es ist sicherzustellen, dass jederzeit auf Referenzen zugegriffen werden kann. Im nächsten Schritt werden die Baugruppen mithilfe von Importroutinen in das PDM-System importiert. Der Prozess ist zeit- und ressourcenintensiv, da das Importtool das CAD-System verwendet, um jede Baugruppe zu öffnen und in das PDM-System einzuchecken. Im Anschluss werden alle Baugruppen und die dazugehörigen Dateien geöffnet und gespeichert. Ist dieser Prozess abgeschlossen, können die Konstrukteure und Konstrukteurinnen mit "sauberen" Baugruppen weiterarbeiten.

Selbstverständlich gibt es auch Unternehmen, bei denen bereits ein PDM-System im Einsatz ist und abgelöst werden soll. In diesem Fall werden die CAD-Daten zunächst in einen Filesystembereich exportiert. Auch hier ist eine Prüfung der Daten auf Korrektheit sowie die Sicherstellung der Öffnungsfähigkeit der Baugruppen, Modelle und Zeichnungen im CAD-System erforderlich.

Im Gegensatz zu CAD-Daten sind hier andere Anforderungen zu berücksichtigen. Hierbei handelt es sich um eine Vielzahl unterschiedlicher Office-Dokumente, darunter Word-, Excel-, PDF-Dateien sowie gescannte Dokumente.

Die Herausforderung besteht darin, dass die Dokumente weitestgehend selbstständig gültig sind. Es gibt also keine Verlinkungen oder Referenzen zu anderen Dokumenten. Die Dokumente liegen in mehr oder weniger intelligent strukturierten Ordnern.

Eine weitere Herausforderung stellen Dubletten und Versionen dieser Dokumente dar. Dubletten befinden sich häufig als 1:1-Kopien in unterschiedlichen Ordnern. Die Datenanalyse zeigt, dass ein und dasselbe File – binär identisch – bis zu hundertfach auf verschiedenen Ordnern im Unternehmen vorhanden ist. Infolgedessen ist zu entscheiden, wie mit diesen Dubletten beim Import zu verfahren ist. Es muss entschieden werden, ob die Dubletten gelöscht werden sollen oder ob sie möglicherweise doch einen Sinn ergeben. Es gibt keine allgemeingültige Antwort auf diese Frage. Grundsätzlich ist das Ziel in einem DMS, ein Dokument auch nur einmal abzulegen.

Welche Qualität kann nun von einem Dokumentenimport erwartet werden? Ein weiteres Ziel beim Import ist die sinnvolle Klassifizierung der Dokumente. Beispielsweise ist zu klären, um welchen Dokumenttyp es sich handelt, beispielsweise Rechnung, Datenblatt, Bestellung, Korrespondenz usw. Des Weiteren ist es von Bedeutung, dass das Dokument einem Kunden bzw. Auftrag zugeordnet werden kann. In welchem Zeitraum wurde das Dokument erstellt? Des Weiteren wird bei trisoft ein intelligentes, lernfähiges Tool eingesetzt, um den Urheber des Dokuments zu ermitteln. Auf Basis von Wahrscheinlichkeiten werden beschreibende Metadaten aus dem Filenamen, den Extensions und den Verzeichnispfaden mit sehr hoher Treffsicherheit gefunden. So ist es beispielsweise möglich, Versionsketten von mehreren Dateien automatisch zu erstellen, die die Historie des Entwicklungsprozesses eines Dokuments dokumentieren. Infolgedessen erscheint das Dokument im DMS nur noch einmal. Selbstverständlich besteht jederzeit die Möglichkeit, auf historische Versionen zuzugreifen.

Das Importtool ist in der Lage, innerhalb kürzester Zeit eine große Anzahl von Dokumenten zu importieren und dabei automatisch die im DMS erforderlichen Metadaten zu generieren. Nach einem solchen Import werden die Fileserver auf "read only" gestellt oder der Zugriff darauf wird für die Anwender und Anwenderinnen gesperrt. Die Erfahrung zeigt, dass die Nutzerinnen und Nutzer nach der Übernahme der Dokumente sehr schnell mit dem neuen System arbeiten können. Eine wesentliche Voraussetzung ist jedoch eine hohe Qualität der Metadaten bei der Übernahme.

Das dritte große Thema sind E-Mails, die auf Exchange-Servern gespeichert werden. Der Microsoft Exchange Server ist bei den meisten Unternehmen im Einsatz. Der Exchange Server und mit ihm die öffentlichen Ordner werden in vielen Unternehmen als Storage- oder Mailverwaltungssystem eingesetzt. Der Exchange Server ist für diese Anforderungen jedoch nicht optimal geeignet. Ebenso häufig handelt es sich bei E-Mails um Aufträge, Auftragsbestätigungen, Dokumentationen, Spezifikationen, Änderungsanträge usw. Beim Einchecken von E-Mails aus Outlook in das DMS wird das .msg-File vom Exchange Server entfernt. Dies führt letztlich auch zu einer Entlastung des Exchange Servers.

Wie ist mit den historischen E-Mails auf dem Exchange Server zu verfahren? Auch an dieser Stelle besteht die Möglichkeit, Mails "im Bulk" in das DMS zu übernehmen, wie es bereits bei den allgemeinen Office-Dokumenten der Fall ist. Aufgrund von Verteilerlisten und damit einhergehenden vielen Dubletten ist auch hier eine Vorgehensweise festzulegen.

Zu den wertvollsten Datenpools zählen Datenbanken und Systeme wie das ERP-System. Insbesondere Artikel, auch Material, Teile oder ähnliche Objekte genannt, sind aufgrund ihrer Stammdaten von großem Interesse.

Bei einer ersten Betrachtung scheint es sich um eine Aufgabe zu handeln, die kaum zu bewältigen ist. Es ist deshalb von essentieller Bedeutung, ein PDM-System/DMS zu nutzen, um die Bestandsdaten mit höchstmöglicher Qualität zu übernehmen. Von entscheidender Relevanz ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner, der Sie bei diesem Projekt kompetent unterstützt.

PRO.FILE verfügt ebenfalls über Kenntnisse zu Teilen bzw. Artikeln und ist somit in der Lage, mit dem ERP-System auf Augenhöhe zu kommunizieren. Es hat sich als bewährte Vorgehensweise etabliert, das PDM-System/DMS stets mit dem ERP zu koppeln. Vor dem Echtstart des Systems ist das Urgeladen aller Artikel jedoch zwingend erforderlich. Die trisoft Importtools bieten zudem die Möglichkeit, Dokumente mit den Artikeln zu verknüpfen. Dies betrifft neben den 3D- und 2D-Dateien sowie Baugruppen auch allgemeine Dokumente wie beispielsweise Datenblätter.

Bei allen Arten der Datenübernahme wird stets Rücksicht auf die feinmaschigen Berechtigungsmöglichkeiten genommen und die Berechtigungen der ursprünglichen Ablageorte bzw. Systeme berücksichtigt.

Die Übernahme der Bestandsdaten aus unterschiedlichen Quellen in ein PLM-, PDM- oder DMStec-System mit PRO.FILE durch trisoft erfolgt mit einer sehr hohen Qualität und Treffsicherheit. Das zielgenaue Wiederfinden von Daten und Dokumenten wird ab dem ersten Tag der Nutzung von PRO.FILE die Arbeit Ihrer Kolleginnen und Kollegen erheblich erleichtern. Die Akzeptanz des Systems ist von Anfang an gegeben, da alle Anwender und Anwenderinnen die für ihre tägliche Arbeit benötigten Dokumente von Beginn an zur Verfügung haben. Somit hat sich die Investition gelohnt.